根据协议，持外交、公务护照持有者免办签证，持因公普通护照人员需申办签证。

申请人需前往波兰驻上海总领事馆留取个人生物信息。波兰驻上海总领馆每周二或周四上午9：15-12：00送件，需在填写签证申请表前在线预约确定签证材料递交件时间，一旦预约不可更改。现逢旺季，每周送件名额有限，建议团组尽早（在出发日期前1个月左右）递交签证申请。需采集签证指纹的申请人请携带身份证原件及户口本原件随同我办送签员一起前往领馆递交签证申请并留取个人生物信息。地址：上海市建国西路618号。
1、邀请函原件（须提供经波兰当地警察局认证的邀请函原件送签）。　
2、邀请方的营业执照复印件。
3、出访人员单位的营业执照或机构代码证复印件(加盖公章)，并附英文翻译件。　
4、申请人所在单位出具的英文派遣函（用单位信纸打印，并有负责人签名及单位盖章，签名的负责人需有打印的姓名和职务），内容包括申请人在单位的职务职称，派去波兰访问的具体内容，出访波兰的时间，何方承担费用，担保该申请人按期回国等。该函应附单位的联系电话。
5、申请人的户口本复印件（凡载有内容的页面都要复印）。　
6、若去波兰参展，须提供参展费的汇款单据及波方收款确认书。　
7、境外医疗保险原件及复印件（保险要求同申根国）。　
8、全程英文机票订单。　
9、申请人近三个月银行流水单。

10、护照资料页复印件。　
11、签证材料请按团组人数复印并按以上顺序排列，如团组只有一人，也应另外再复印一套材料。　
12、团组填表时须递交两张彩照（不能笑、不能露齿），波兰签证申请材料表。　（1）6个月内的白底彩照二张，尺寸为宽35mm X 长45mm，面部尺寸约为长35mm X 宽25mm。（2）数码照片、彩色打印机打印的照片、翻拍照及一次性快照均不予受理。（3）允许使用佩戴眼镜的照片，但眼睛须清晰可见。眼镜片必须是无色的，眼镜面不能有反光。
13、波兰签证申请材料附表。